Właściwa organizacja miejsca pracy może być kluczem, do zwiększenia skuteczności procesów, bezpieczeństwa pracowników, przepływu materiałów, produktów i informacji. Jednym ze sposobów na jej wdrożenie jest wykorzystanie systemu zarządzania wizualnego 5S i 6S. Czym one są?

Jaki jest cel zarządzania wizualnego?

Nadrzędnym celem jest skuteczne zarządzanie procesami produkcji, czy też wykonywania usług. Uzyskuje się to przez procesom porządkującym stanowisko pracy, systematyzującym wykonywane czynności, monitorującym odstępstwa od nich. Właściwa organizacja miejsca pracy przekłada się jednocześnie na wydajność i skuteczność całego przebiegu produkcji na linii produkcyjnej i w zakładzie. Dodatkowo dzięki optymalizacji przebiegu wykorzystywanych półproduktów, surowców, narzędzi można zmniejszyć koszty magazynowe, składowania i transportu, poprawić higienę i bezpieczeństwo pracy. To także mniejsze ryzyko przestojów, zatrzymania czasu pracy maszyn i obsługi, co również przekłada się na koszta pracownicze i zwiększa obciążenie pracodawcy. 

Dlaczego ten proces zarządzania stanowiskiem pracy nosi nazwę „wizualnego”? Ponieważ komunikacja przeprowadzana jest przez najbardziej do tego przystosowany zmysł – czyli wzrok. Kolory pozwalają na błyskawiczną identyfikację procesu, do którego przypisane są narzędzia, czy też np. zakresu obowiązków, jaki spoczywa na pracowniku noszącym określonej barwy strój roboczy.

Czym jest system Visual Lean 6S?

Zarządzanie wizualne 6S jest rozbudowaną wersją szerzej znanego systemu VL 5S. Na czym oba polega? Otóż skupia się na pięciu czynnikach, ułożonych w tak zwaną sekwencję – czyli identyfikowanych i następujących po sobie. W skład systemu 5S wchodzą:

Selekcja – Sort

Krok pierwszy w każdym wdrożeniu systemu VL na stanowisku pracy. Obejmuje selekcję elementów znajdujących się na stanowisku pracy. Sortuje się ja na potrzebne i niezbędne do wykonywania procesu oraz na zbędne, które nie powinny znajdować się na stanowisku.

Systematyka – Set in Order

Systematyka polega na optymalizacji ustawienia i dostępności maszyn, urządzeń i narzędzi. Są one grupowane i porządkowane w skali stanowiska (np. poprzez odpowiednie ułożenie na stole roboczym) ale także w skali całej hali. W tym celu wykorzystywane jest kodowanie kolorów i tak zwane tablice cieni, pozwalające na wygodne i bezpieczne odwieszenie narzędzi. Stosowanie oznaczeń kolorystycznych pozwala na błyskawiczną informację wizualną dla pracownika, gdzie szukać danych narzędzi czy też do jakich czynności są dedykowane. 

Sprzątanie – Shine

Sprzątanie to proces kończący pracę na danym stanowisku czy też na hali. Utrzymanie porządku wpływa na poprawienie komfortu pracy, jednak przekłada się także na jej bezpieczeństwo, przedłuża żywotność używanych maszyn i narzędzi, co również ma wymierne korzyści finansowe w skali zakładu.

Standaryzacja – Standardize

Pierwsze 3S w procesie muszą podlegać pewnemu standardowi, podlegać określonym zasadom. Świadomość istnienia standaryzacji i konieczności przestrzegania procedur powoduje, że procesy są powtarzalne i nie odstępuje się od nich po pewnym czasie. Tu również używanie tablicy cieni, jako systemu kodowania kolorami, jest pomocne i usprawnia trzymanie się określonych ustaleń.

Samodoskonalenie i samodyscyplina – Sustain

Na końcowym etapie procesu 5S wskazane jest motywowanie pracowników do zachowania standardów, utrzymywania porządku, nie odstępowania od norm. Można je łączyć np. z arkuszami kontrolnymi, audytami ale też szkoleniami czy premiami. Pracownicy muszą mieć także świadomość tego, po co system 5S/6S został wdrożony i jakie ma przynieść korzyści.

6S – Safety

Rozszerzoną definicją systemu Visual Lean 5S jest dodanie kolejnej „literki”. W ten sposób przechodzimy do szóstego S, oznaczającego Safety, czyli Bezpieczeństwo. Nie jest to jednak ostatni krok zarządzana wizualnego ale coś, co musi być w nim obecne cały czas. Bezpieczeństwo łączy się bowiem z każdym z poprzednich etapów i warunkuje określone w nim procedury  i sposób postępowania. I odwrotnie – każdy z etapów wdrażania 5S wpływa również na bezpieczeństwo na stanowisku i w zakładzie pracy.