W każdym zakładzie produkcyjnym czy usługowym organizacja pracy musi iść od dołu – od pojedynczego stanowiska. To przecież one warunkują to, jak będzie funkcjonował cały zespół, dział, zakład. Jednym ze sposobów wykorzystywanych do zarządzania procesami jest tak zwany Lean Management 5S i 6S, który można powiązać z tablicami cieni. Na czym polega ich stosowanie i co może dać w zakładzie?

Skąd pomysł zarządzania wizualnego?

Zmysł wzroku niesie nam najwięcej informacji i robi to najszybciej. Jest także najłatwiejszy do wykorzystania w czasie procesów produkcyjnych – przy stanowisku pracy, na hali zakładowej. Polegam na nim bardziej niż na słuchu, zwłaszcza że nie zawsze możemy go użyć, np. przez konieczność noszenia nauszników roboczych czy stoperów. Stąd też właśnie idea wykorzystania kolorów do komunikacji i przekazywania pracownikom określonych informacji.

​Oczywiście pracownicy muszą być dobrze zaznajomieni z tym, co chcemy przekazać – i tu pojawia się Visual Management. Jest to system, skryty pod pięcioma S w wersji podstawowej a sześcioma, jako 6S Visual Lean, w wersji rozszerzonej. System przekłada się na następujące kroki:

• Sortowanie
• Systematyka
• Sprzątanie
• Standaryzacja
• Samodoskonalenie

Zakłada on, że na każdym stanowisku pracy będzie przeprowadzone sortowanie narzędzi, urządzeń, wyposażenia na takie, które jest potrzebne w procesie i na takie, które jest w nim zbędne (zwyczajowo oznacza się je czerwonymi karteczkami). Proces selekcji prowadzony jest z udziałem pracownika, jak najbardziej zainteresowanego i świadomego tego, jakie narzędzia są potrzebne i jak powinny być rozmieszczone z punktu widzenia ergonomii stanowiska pracy.

Kolejny krok to Systematyka, czyli grupowanie narzędzi i wyposażenie w określonym systemie, np. z przeznaczeniem do strefy brudnej lub czystej. Od tego momentu stosowane są już tablice cieni, o których więcej za chwilę. Kolejne kroki Sprzątnie – czyli utrzymanie stanowiska w ładzie i porządku – i Standaryzacja, pozwalająca trzymać się ustaleń i wprowadzać je jako obowiązujące. Ostatni krok w systemie 5S polega na tym, że pracownicy są świadomi tego, co robią, po co, i że chcą robić to jak najlepiej – czyli Samodoskonali się.

Koncepcję VL 5S można uzupełnić wprowadzając krok dodatkowy. Nie jest on ostatni, nie znajduje się bowiem na końcu łańcucha procesu. Jest obecny na każdym jego etapie, można powiedzieć, że wiąże wszystkie pozostałe składniki. Jest to SAFETY – bezpieczeństwo. Co bezpieczeństwo ma wspólnego z kolorami i do czego służy tablica cieni?

Tablica cieni w zakładzie pracy

Podczas procesu Visual Lean Management ustalone zostały pewne standardy dotyczące np. narzędzi czy wyposażenia stosowanego na stanowisku i w zakładzie pracy. Te standardy dotyczą między innymi tego jakie narzędzia są używane, na jakim stanowisku, do czego, przez kogo.

Sposobem przełożenia założeń na praktykę jest stosowanie określonych kolorów do grupowania narzędzi przeznaczony np. do określonych czynności. Takie kodowanie kolorami jest stosowane w wielu dziedzinach życia – najprostszym przykładem jest oznaczenie kurków kranów z wodą jako czerwony (ciepła) i niebieski (zimna), albo znaków drogowych. Analogicznie używane jest w zakładach produkcyjnych. Przykładowo przy produkcji żywności kolor narzędzi wskazuje na jakiej strefie może być ono używane, co zapobiega m.in. ryzyku zanieczyszczenia krzyżowego. Jednym z najbardziej niebezpiecznych materiałów którymi może zostać zanieczyszczona żywność jest stłuczka szklana. Kodowanie kolorami może być też wykorzystane szerzej, np. do oznaczania narzędzi stosowanych przez daną zmianę pracowników, używane na odzieży roboczej by wyróżnić pracowników określonej linii produkcyjnej czy stanowisk itd.  W ofercie Clean Access znajdują się kodowane kolorami akcesoria dla przemysłu spożywczego.

Kolory mają to do siebie, że są dobrze widoczne, łatwo rozróżnialne a także łatwiej jest je zapamiętać niż inne symbole. Kodowanie kolorami poprawia więc w znacznym stopniu bezpieczeństwo procesu produkcji, stanowiska pracy, pracownika. Tablice cieni to jeden ze sposobów korzystania z kodowania kolorystycznego. Umieszczane są przy stanowisku pracy albo na hali i znajdują się na nich narzędzia przypisane kolorystycznie do danego procesu – a tym samym danej tablicy.

Dlaczego „tablica cieni”? Bo narzędzia znajdują się na nich fizycznie oraz w postaci rysunku bądź obrysu. Tym samym po zdjęciu narzędzia z tablicy, np. w celu sprzątania hali czy wykonywania czynności produkcyjnych, na tablicy zostaje „cień” – wskazujący, że narzędzia fizycznie na niej nie ma. W czasie Sprzątania stanowiska (lub po zakończeniu używania narzędzia) wymusza to jego odłożenie dokładnie w określone miejsce (Systematyka), by następny pracownik mógł je znaleźć właśnie tam, gdzie się go spodziewa (Standaryzacja).